Juleferien står for døren, og det betyder ofte et behov for at rydde op, inden du lukker din pc, låser kontordøren og kører hjem på juleferie.
I dag får du nogle gode råd til, hvordan du holder orden i dine digitale filer og mapper.
Har du tendens til at placere din digitale dokumenter på computerens skrivebord, eller blot placere dem i en overordnet mappe, bruger du sandsynligvis (for) meget tid på at finde de respektive dokumenter igen.
Derfor skal du i stedet:
1. Oprette overordnede projektmapper med navne, du let kan genkende. F.eks. “Personlig Effektivitet”. 📁
I denne mappe placeres så dokumenter, der hører til dette emne. Evt. opretter du undermapper i den overordnede mappe, f.eks. “Hvad er Personlig Effektivitet” m.v.
2. Oprette så mange mapper, som du har behov for – og så sortere dine dokumenter ind i de respektive mapper. 📁📁
På den måde kan du meget lettere og hurtigt finde lige de dokumenter, du skal bruge.
3. Hold dig til den tommelfingeregel, at der ikke må være “løse filer” på din computer 📃📃📃. Alle filer skal bo i en mappe.
Er I flere på en arbejdsplads, der benytter de samme dokumenter, så nedsæt et udvalg af 2-3 personer, der arbejder med at sætte struktur i dokumenter og mapper – og overvej at indføre en it-politik, der beskriver arkiverings-metoden, så alle – nye som gamle medarbejdere – let kan få overblik.
God oprydning 👌