En af de store tidsrøvere, som kan forhindre din effektivitet, er emails.

Vi sender og modtager en hel del emails i løbet af en dag – og hvis du har notifikationer på dit email-program, så kender du dette:

“Pling” – der er landet en mail i din indboks, ✉️ og der kommer en lille pop-up i hjørnet af din skrærm, der afslører en lille smule af mailens indhold. Du bliver nysgerrig, må lige kigge, hvad det handler om 👀

Og så svarer du på mailen, hvorefter du vender tilbage til den opgave, du egentlig var i gang med.

… Så sker det igen, “Pling”… 👀

 

Emails gør dig mindre effektiv

 

Er mønstret, jeg har beskrevet her, genkendeligt for dig, så skal du vide, at det faktisk gør dig mindre effektiv at have mails, der forstyrre dig hele tiden.

For når du afbrydes, skal du konstant starte forfra på det, du var i gang med.

Det tager helt op til 20 minutter 🕒 at genfinde din koncentration og dit fokus – og det er egentlig spildtid hele tiden at forsøge at finde tilbage til det, du var i gang med – i stedet for at gøre opgaven færdig mens den er varm – altså når du er i gang med den.

 

Systematiser dine mails med regler i Outlook

 

Der er heldigvis en måde, du kan undgå dine forstyrrende emails, og i stedet “parkere” dem til du er færdig med dine opgaver, og har tid til at kigge på dine mails.

I Outlook findes en funktion, der hedder “Regler”. 

Her kan du oprette regler for, hvad forskellige typer mails skal. Eksempelvis kan du systematisere dine mails sådan, at mails fra en bestemt afsender eller mails med et bestemt ord i emnelinjen (det kan være “nyhedsbrev” ) automatisk sorteres til en mappe, hvorfra du så kan tilgå dine emails, når du har tid og lyst.

 

Regler i Outlook giver dig overblik og du sparer tid

 

Når du opsætter regler for dine emails, undgår du forstyrrelser. Regler giver dig også mulighed for hurtigt at få overblik over beskeder fra bestemte afsendere eller udvalgte emner.

Bedst af alt er det, at du sparrer tid, fordi du ikke konstant afbrydes af emails – særligt ikke, hvis du også slår email notifikationer fra. 😉

 

God fornøjelse med at oprette regler.