Du kender sikkert godt det med, at du har opgaver, der skal løses, men hvilke skal du starte med og hvilke kan vente?
Og måske overraskes du ind i mellem af opgaver, som du ikke havde fået i din kalender, men som ligger på skrivebordet i noteform, på en post-it eller som en besked på din mobiltelefon.
Det er lidt noget rod.
Du har mistet overblikket – og det gør, at du ikke når det du skal, du bliver mindre effektivt, og det øger risikoen for at du får stress, fordi det store overblik mangler.
Få det forkromede overblik med en master-to-do plan
Der er ingen grund til at fortvivle – jeg har en mega god løsning til dig 🤩.
Du skal arbejde med en master to-do-plan.
Der er 5 trin i planen:
1. Skriv opgaverne ned for den kommende uge
Når det drejer sig om at planlægge dine opgaver, skal du først liste alle dine opgaver og gøremål som du skal have klaret i den kommende uge. Tøm hovedet, brug post-it og skriv 1 opgave pr. post-it. Alle disse opgaver på hver sin post-it er indholdet til din master to-do-plan.
2. Prioritering giver succes
Hent prioriteringsmatrix her
Placer dine post-it opgaver i matrixen, hvor du vurderer, om de hhv. haster og er vigtige – eller om de hhv. ikke haster og er mindre vigtige.
3. Ugeplan
Det næste du skal gøre, er at placere dine opgaver i en ugeplan, som du henter her
Du placerer opgaverne på de forskellige dage med tanke for, hvor de er placeret i prioriteringsmatrixen (haster/haster ikke).
En opgave kan:
- Haste og være vigtig (1. prioritet)
- Ikke haste og være vigtig (2. prioritet)
- Haste og være mindre vigtig (3. prioritet)
- Ikke haste og være mindre vigtig (4. prioritet)
4. Sæt tid af
Nu skal du sætte tid af til opgaven. Skriv på post-it opgaven, hvor lang tid, du vurderer den tager at løse. Gør det samme for de andre post-it opgaver på ugeplanen.
Når du har sat tid på alle opgaverne, så regn sammen og se, hvor mange timer det tager at løse alle de opgaver, du har i planen. Er det overhovedet realistisk?
5. Vær realistisk
En tommelfingerregel er at planlægge max. 60% af din tid. Det vil sige, at hvis du har en arbejdstid på 8 timer, så kan du max planlægge 8 x 0,6 = 4,8 timer.
Hvis du har 2 timers møde, så kan du max. planlægge 8-2 = 6 timer x 0,6 = 3,6 timer.
Du skal altså være realistisk med din tid.
Nu har du supermands-værktøjet til at nå meget mere på effektiv vis og med overblik og prioritet.
God fornøjelse med prioriteringsmatrix og ugeplanen.