Du kender det sikkert godt: At sidde til et møde, hvor du ikke har fået en dagsorden, hvor deltagerene derfor ikke er forberedte og hvor det hele går op i snak og ingen handling.
Sådan et møde skaber ingen værdi.
Men faktisk er det let at sikre sig, at mødet giver værdi – følg blot disse tre trin:
1. Før mødet
Sørg for at indkalde deltagerne på mødet med tydelig angivelse af dato, tid og sted. Vedlæg udførlig dagsorden, hvor man kan se, hvad der er beslutningspunkter, og hvad der ikke er – og hvem, der er ansvarlig for hvilke punkter på dagsordenen.
Vurdér, om alle deltagere behøver at være med til hele mødet. Måske kan Anne komme til det punkt, hun skal præsentere, og så gå igen, hvis resten ikke er relevant for hende?
Sørg for at deltagerne ved, hvilket mødeformat, det pågældende møde afholdes i. Er det online, er det stående eller gående møde?
2. Under mødet
Sørg for at komme til tiden – og gør det let for deltagerne at være on time. Oplys f.eks. forinden om parkeringsforhold, offentlig transport, adgangskort m.v., som kan forsinke deltagerne.
Vær forberedt til de punkter på dagsordenen, som er dit ansvar.
Vær sikker på, der er en mødeleder, der dirigerer mødet og holder tiden.
Sørg altid for, at der er en, der tager referat af mødet, og hvis der aftales opfølgende møder, så læg datoen fast mens alle deltagerne er samlet.
3. Efter mødet
Når mødet er afholdt, og referatet fremsendt, så læs det grundigt igennem. Er du enig i referatet? Noter dig, hvilke opgaver du skal klare inden næste møde.
Evaluer gerne hver møde du deltager i. Hvad er godt, hvad er mindre godt.
Vi har en rig mødekultur i Danmark og med disse 3 små trin, kan du faktisk optimere din og andre mødedeltageres tid, så der er mindre spildtid, mere effektiv arbejdstid og hurtigere effekt af møderne.
Det er effektivt, og det giver værdi. For den enkelte og for bundlinjen.
Rigtig godt møde!