Du sidder og arbejder på et projekt. Det går rigtig godt. Du er koncentreret og fokuseret, men så sker det!

”Pling”.

En lille lyd – med potentiel stor betydning.

mailprogram

Det lille ”pling” fortæller dig, at en ny e-mail er landet i din indbakke.

Ihh, hvor spændende. Du må hellere lige se, hvem der skriver, og hvad der står i mailen.

du stopper med at arbejde på den opgave, som du er i gang med, og læser mailen.

Som med de fleste mails, er der også behov for respons fra dig til den mail, du lige har modtaget.

Så du konfererer med et par kolleger, slår et par filer op på din computer, svarer på mailen og vender tilbage til din opgave, som du blev afbrudt fra.

Du samler tråden op igen i opgaven, finder dit flow og arbejder koncentreret videre med projektet.

Men så sker det igen: ”Pling”. Der kommer en lille besked op på din skærm, at du har fået en ny mail.

Du er lige nødt til at kigge på den mail også…. og sådan foregår det mange gange i løbet af din dag.

mail ikon

Hvis du kender til ovenstående, så er der en risiko for, at du er blevet slave af dit mailprogram.

At det er mails, der styrer din arbejdsdag og hvilke arbejdsopgaver, som du arbejder på. I stedet for at det er dig, der sidder på førersædet i dit arbejdsliv.

Du har lagt styringen fra dig, og lader dig diktere af ”tilfældige” opgaver, der lander i din mailbox.

Resultatet er at

  • du bliver afbrudt massevis af gange i løbet af din arbejdsdag
  • du mister værdifuld tid pga. afbrydelserne
  • du præsterer dårligere fordi du mister din koncentration hele tiden
  • du risikerer at lave fejl, for du kan ikke huske, hvor du kom til
  • du får et utilfredsstillende arbejdsflow
  • du går hjem og har ikke nået dét, som du gerne ville
  • du mister kontrollen over din egen hverdag og dine arbejdsopgaver

Men løsning er let – omend angstprovokerende for mange:

Du skal slukke for pop-up funktionen i din mailbakke! Ja, måske endda for hele dit mailprogram !!

Jo – det skal du.

computer-1185637_1280

Sådan gør du, hvis du har Outlook: Vælg ”Filer” i øverste menu-linie, og derefter ”Indstillinger” og ”Mail”. Fjern så hakket ved ”Vis en skrivebordsbesked”.

Og så skal du tage kontrol over din arbejdsdag. Tag ansvar for din egen tid, og arbejde fokuseret på dine opgaver uden mail-afbrydelser.

Så kan du f.eks. 3 gange dagligt kigge på/åbne op for dit mailprogram for at tjekke mails og besvare henvendelserne.

For så efterfølgende igen at fordybe dig i dine projekter.

Fordelene ved denne fremgangsmåde er mange:

  • Du vil opleve mere flow i din arbejdsdag
  • Du vil få flere ting fra hånden, fordi du ikke bliver afbrudt hele tiden
  • Du undgår unødige fejl
  • Du vil føle tilfredshed ved at være den, der har kontrollen over dine opgaver
  • Du vil være mere nærværende i din korrespondance med dem, der skriver til dig
  • Du vil blive mindre stresset
  • Du vil præstere bedre

Så nu, hvor du alligevel sidder ved computeren og læser dette blogindlæg, så hop med det samme over i dit mailprogram og slå pop-up funktionen fra i din mailbox.

God arbejdslyst.

 

Vil du have flere tips, tricks og gode råd til Personlig Effektivitet, så besøger jeg gerne dig og din virksomhed og ser på, hvor du kan blive skarpere og mere effektiv. Kontakt mig her