Blog

Sådan slår du mail-notifikationen fra i Outlook

Jeg har tidligere skrevet om den der lille notifikation, der hopper op i nederste højre hjørne af din skærm hver eneste gang, der lander en ny mail i din indbakke. 

Det er ingen hemmelighed, at jeg slet ikke er fan af den funktion. 

Og det er jeg ikke fordi den

  • skader din koncentration 
  • skaber afbrydelser
  • koster i tid og penge pga. forstyrrelserne og manglende koncentration

Jeg er til gengæld stor fan af muligheden for at slå denne lille pop-up funktion fra.

Du tænker sikkert, at det kan slet ikke du for dig, – det er meget vigtigt, at du ser dine mails hele tiden.

MEN jeg håber virkelig, at du vil tage udfordringen op, og fjerne denne notifikation. Jeg har oplevet rigtig mange, der BAGEFTER er blevet super glade for dette lille træk, – selvom de var meget skeptiske i forvejen. 

apple-606761_1920

Det vil jeg anbefale dig at gøre. Det er ret let. 

Det eneste du skal gøre er dette: 

  • Gå ind i fanen “Filer”
  • Klik på “Indstillinger”
  • Klik på “Mail”
  • Gå ned til “Modtagelse af meddelelser”
  • Fjern alle afkrydsninger

Nu er din mail-notifikation deaktiveret. Din koncentration er reddet og dine afbrydelser mindre. 

Brug for flere fif til Outlook. Tag med på kursus – se mere her

By |oktober 18th, 2016|Blog|0 Comments

Sådan konverterer du en mail til en opgave

Der lander sikkert mange mails i din indbakke hver eneste dag. 

Mange af dem vil typisk indeholde opgaver, som du skal løse. 

Men fordi du modtager mail efter mail efter mail, så forsvinder mailen med opgaven længere og længere ned i din indbakke. 

mailprogram

Resultat: Måske glemmer du opgaven. Ups. 

Det er ikke smart, det er ikke effektivt og det er ikke hensigtsmæssigt. 

Heldigvis er der en meget let løsning: Du skal konvertere din mail til en opgave med det samme. 

Så ligger opgaven nemlig på din opgaveliste i Outlook og ikke “et eller andet sted i min mail, jeg skal nok liiiige finde den om lidt”.

Sådan gør du:

  • Stå på fanen “Hjem”
  • På området “Hurtige trin” trykker du på “Opret nyt”
  • Skriv et navn f.eks. “Opret opgave”
  • Tryk “Vælg en handling”
  • Kør ned i menuen og tryk på “Opret en opgave med en vedhæftet fil”
  • Tryk “Udfør”
  • Stil dig nu på den mail, som du gerne vil lave til en opgave
  • Tryk på det nye trin, du lige har oprettet i fanen, – eller højreklik og find dit nye trin (“Opret opgave”)
  • Redigér evt. teksten på opgaven, og sæt dato ind for opgaven
  • Tryk “Gem og luk”
  • Nu har du oprettet en opgave, hvor din mail er vedhæftet, så du kan åbne den og evt. svare på den, hvis du vil
  • Du har derefter også mulighed for at slette mailen i indbakken, – den forbliver stadig i opgaven… – prøv bare […]
By |oktober 18th, 2016|Blog|0 Comments

Sådan benytter du farvekategorier i Outlook, der skaber overblik

En kalender, der ikke er ført korrekt, er ikke et godt hjælpemiddel, hvis du higer efter overblik.

En rodet kalender er ikke din ven, hvis du gerne vil være effektiv og have styr på aftalerne.

Men det lader sig let gøre at få en effektiv og overskuelig kalender.

Du skal benytte dig af de farvekategorier, som findes i Outlooks kalendersystem.

rikke-kalender-til-nyhedsbrev

Når du benytter farver til dine forskellige møder og opgave, får du hurtigt et overblik. Og det er effektivt.

Du kan fx gøre private aftaler grønne og møder med dine kollegaer pinke. Møder ude af huset kan du farve blå og så fremdeles.

Det er rigtig let at bruge farvekategorierne. Det eneste du skal gøre er at hoppe over i din Outlook kalender. Oprette en ny aftale – og så under ”Kategoriser” vælger du den farve, der passer til aftalen.

outlook-farvekategorier

Let, nemt og overskueligt.

God fornøjelse.

Brug for flere fif til Outlook. Tag med på kursus – se mere her

By |oktober 15th, 2016|Blog|0 Comments

Stor opbakning til nyt samarbejde

rbs og sp

Der var smil, knus og lykønskninger i lange baner, da Hybjerghus Optimering og Lean Farming slog dørene op til reception den 9. juni.

Anledningen var sammenflytningen af de to virksomheder i kontorfællesskabet på Selagervej i Ringe – en sammenflytning, der lover godt for virksomheder, der ønsker store optimeringsopgaver gennemført.

Og at dømme af fremmødet denne varme torsdag eftermiddag, så er der stor opbakning til det nye virksomhedssamarbejde.

 

Store smil

Det var da også de store smil der var fremme – både for de to hovedpersoner, Rikke Bech Skougaard og Susanne Pejstrup, men så sandelig også blandt alle de inviterede gæster, der gjorde deres entré i en lind strøm bærende på gaver, godter og drikkelse.

”Det er jo ganske overvældende med alle de erkendtligheder” siger Rikke Bech Skougaard, der straks igen må rette opmærksomheden mod flere besøgende gæster.

gæster

Netværk på kryds og tværs

Det er også tydeligt at mange af gæsterne kender hinanden – fra virksomhedssamarbejde, fra workshops de to hovedpersoner har afholdt, fra netværks-samarbejder og fra skoletid samt uddannelser.

Og snakken går livligt mellem bordene, godt krydret med den lækre buffet og ledsagende solskin.

”Lean”, ”Optimering”, ”Godt samarbejde” og mange flere brudstykker af samtaler fortæller, at fokus er på netop det, som det nye virksomhedssamarbejde skal repræsentere: Et godt samarbejde indenfor Personlig Effektivitet og Lean Optimering.

 

By |juni 15th, 2016|Blog|0 Comments

Er du slave af dit mailprogram?

Du sidder og arbejder på et projekt. Det går rigtig godt. Du er koncentreret og fokuseret, men så sker det!

”Pling”.

En lille lyd – med potentiel stor betydning.

mailprogram

Det lille ”pling” fortæller dig, at en ny e-mail er landet i din indbakke.

Ihh, hvor spændende. Du må hellere lige se, hvem der skriver, og hvad der står i mailen.

du stopper med at arbejde på den opgave, som du er i gang med, og læser mailen.

Som med de fleste mails, er der også behov for respons fra dig til den mail, du lige har modtaget.

Så du konfererer med et par kolleger, slår et par filer op på din computer, svarer på mailen og vender tilbage til din opgave, som du blev afbrudt fra.

Du samler tråden op igen i opgaven, finder dit flow og arbejder koncentreret videre med projektet.

Men så sker det igen: ”Pling”. Der kommer en lille besked op på din skærm, at du har fået en ny mail.

Du er lige nødt til at kigge på den mail også…. og sådan foregår det mange gange i løbet af din dag.

mail ikon

Hvis du kender til ovenstående, så er der en risiko for, at du er blevet slave af dit mailprogram.

At det er mails, der styrer din arbejdsdag og hvilke arbejdsopgaver, som du arbejder på. I stedet for at det er dig, der sidder på førersædet i dit arbejdsliv.

Du har lagt styringen fra dig, og lader dig diktere af ”tilfældige” opgaver, der lander […]

By |maj 15th, 2016|Blog|0 Comments

Find dit runde hjul og bliv mere effektiv

I en travl hverdag er det let at arbejde på den samme måde, som du har gjort i årevis. Med de samme rutiner og arbejdsgange som alle i virksomheden kender til bevidstløshed, og som bare udføres pr. automatik.

Men tænk engang om tingene kunne gøres anderledes og bedre?

Tænk engang om virksomheden kunne spare både tid og penge ved at se på den måde, som tingene kører på.

For samtlige af de virksomheder, der kontakter mig, for at udnytte deres tid mere optimalt, er der mange ting, der kan gøres i dagligdagen.

En vigtig ting, er at finde det runde hjul!

det runde hjul

Hvad er så det runde hjul ?

Du har sikkert set ovenstående stregtegning før, der viser to stenaldergutter, der aser og maser med at slæbe en tung kasse med sten. Der er firkantede hjul på kassen.

Da kammeraten (der er kommet lidt længere frem i sin udvikling) kommer og tilbyder det runde hjul, så siger de ”Nej tak!” og ”Vi har ikke tid”. De er så dybt nede i driften, at de ikke formår at hæve sig op over deres egen situation, og se, at hvis de brugte 10 min. på at skifte hjul, så ville de komme 2 timer før frem !!

De tænker på kort sigt, og IKKE på lang sigt. Og det er dér, at der kan laves rigtig meget optimering !

 

Det runde hjul er…

  • at løfte dig selv op i helikopteren og kigge ned på din egen hverdag, – er der ikke noget, der kunne give mening at ændre på eller gøre smartere?
By |april 22nd, 2016|Blog|0 Comments

Derfor skal du tage dig i agt for afbrydelser

Effektivitetens fjende nr. 1 er afbrydelser. De kan som intet andet, sætte din koncentration ud af funktion, slå dig hjem til start og ødelægge dit flow.

Afbrydelser betyder også, at det tager endnu længere tid at blive færdig med en opgave, fordi du hele tiden skal starte fysisk og mentalt forfra.

Afbrydelser ødelægger din effektivitet, dit arbejdsflow og din fornemmelse af at få noget fra hånden.

Det medvirker til en øget risiko for stress samt en bundlinje, der også overbelastes af unødige afbrydelser.

For tid er penge.

Og en afbrydelse koster dig op til 20 minutters ineffektivitet. 20 minutter hver gang. 20 minutter du bruger på at komme tilbage i gamet, og finde ind til kernen i den opgave, du er i gang med at løse.

Forestil dig, hvor mange minutter det bliver til

  • pr. dag
  • pr. uge
  • pr. måned
  • pr. år

Bare 2 afbrydelser pr. dag, hvor du bruger f.eks. 10 min. pr. afbrydelse for at komme tilbage i en kompleks problemstilling, giver på et år 73 timer eller 2 ugers spildtid ! (hvis man regner med 37 t/uge og 220 arbejdsdage/år.)

beregning personlig effektivitet

Hvis du ikke havde haft disse afbrydelser, så kunne du have brugt 2 uger til at arbejde på noget, som skabte værdi i stedet for.

Og det gælder for samtlige medarbejdere i virksomheden ! Det er rigtig mange minutter, timer, dage og uger, som man bruger i virksomheden, der kunne udnyttes meget mere optimalt. Dage, hvor du kunne have haft en ”YES”-følelse af en vellykket og produktiv dag.

Du vil sikkert sige, at du […]

By |april 15th, 2016|Blog|0 Comments

Gratis foredrag i dit netværk

Personlig Effektivitet – der kan mærkes på bundlinjen og føles i hjertet!

Mange mails i indbakken, bunker på skrivebordene, forstyrrelser og overspringshandlinger.

Alt sammen ting som vi alle kender til, og som har betydning for både din og virksomhedens effektivitet, resultater og trivsel.

Planlægger og prioriterer du din tid? Eller lader du dit mailprogram eller udefrakommende forstyrrelser få kontrollen over din tid og dit liv?

Spildtid og møder, der ikke er værdiskabende dræner både glæden, energien og bundlinjen.

Men det kan ændres. Vend situationen nu.

Giv dig selv og dine netværksmedlemmer mulighed for at skabe en virksomhed med effektive, glade medarbejdere og toptunede processer.

Hør hvordan en stor indbakke og overspringeshandlinger elimineres, når jeg kommer ud og holder mit gratis 1-2 timers foredrag.

Du får de bedste værktøjer til at skabe personlig effektivitet, orden og overblik, planlægning og prioritering.

Book dit foredrag med det samme, og kom hurtigt i gang med en mere effektiv arbejdsindsats.

Kontakt mig nu på telefon 21 79 00 28 eller mail rikke@hybjerghus.dk og book et foredrag.

Rikke Bech Skougaard, Optimeringsekspert

Hilsen

Rikke Bech Skougaard
Optimeringsekspert

Besøg mig på www.hybjerghus.dk

Følg mig på Linkedin

Følg mig på Facebook 

By |marts 13th, 2016|Blog|0 Comments

Du kan sagtens blive mere effektiv

At være effektiv har mange fordele.

Dels får du tingene fra hånden, og dels får du en positiv oplevelse af dine opgaver og hele din arbejdsdag. Det er netop denne positive følelse, der giver dig energi og overskud til at yde endnu mere.

Effektivitet sker dog ikke af sig selv.

 

write-593333_1920

 

Effektivitet opstår fordi du har

  • overblik og fordi
  • du har planlagt dine opgaver på forhånd samt
  • været realistisk omkring dét, du reelt har mulighed for at nå

I virkeligheden er det ikke svært at være effektiv. Det kan alle blive. Men det kræver en indsats.

Nøgleordene er planlægning og prioritering.

– For det første skal du beslutte dig for, at det er dig, der planlægger dine opgaver, – og ikke bare lader de just indkomne mails i din indbakke bestemme over din dag.

– For det andet skal du prioritere dine opgaver.

Når der i løbet af dagen kommer opgaver, der tager mere end 2 min. at løse, skal opgaven noteres på én Master-to-do liste. Det kan f.eks. gøres ved at notere opgaven på en post-it, og have alle opgaverne placeret på en A4, som du har liggende eller hængende ved dit skrivebord.

 

brainstorming-441010_1920

 

På et fast tilbagevendende tidspunkt en gang om ugen skal du holde et planlægningsmøde med dig selv.

Ud fra opgaverne på din Master-to-do liste vælger du hver uge, de opgaver som er vigtige i den pågældende uge. De skal flyttes over på din ugeplan, der f.eks. […]

By |marts 8th, 2016|Blog|0 Comments